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Microsoft Word und Excel Fragen

Diskutiere Microsoft Word und Excel Fragen im Windows 10 Forum im Bereich Andere Systeme; Hallo zusammen, ich hoffe mal, hier gibt es Office-Spezialisten. Und zwar habe ich einige Fragen: 1: Bei der Arbeit haben wir eine Excel Datei mit ...


  1. #1
    Fischbrezel

    Microsoft Word und Excel Fragen

    Hallo zusammen,
    ich hoffe mal, hier gibt es Office-Spezialisten.
    Und zwar habe ich einige Fragen:

    1: Bei der Arbeit haben wir eine Excel Datei mit mehreren Tausend Firmenkunden (Namen, Anschrift und Kontaktdaten, usw.). Wir schreiben oft Rechnungen und es geht mir immer auf den Piss, die letzte Rechnung eines Kunden raus zu suchen um daraus eine neue zu machen. Gibt es eine Möglichkeit, aus der Excel Tabelle heraus eine Word-Rechnung-Vorlage zu öffnen mit der Entsprechenden Adresse?

    2: Das ist etwas simpler, und zwar: Ist es möglich, dass (Wenn Frage 1 funktioniert) mit jeder neuen Rechnung die ich anfertige, die Rechnungsnummer Automatisch eingesetzt wird?
    Momentan tragen wir die Rechnungsnummer selber ein.


    Ok also i.M. habe ich nur diese zwei Fragen. Falls mir noch welche einfallen, dann trage ich diese entweder nach, oder poste es unter den Antworten.

  2. Anzeige
    Hallo Fischbrezel,

    schau Dir mal diese Ratgeber an. Vielleicht findest du dort etwas für dich.
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  3. #2
    Sosu
    Du gibt es fertige Vorlagen, die du frei runterladen kannst. Einfach mal im Netz suchen.
    Ich mache das schon seit Jahren so.

  4. #3
    Fischbrezel
    Ich habe schon einige male geschaut, aber nichts (für mich) brauchbares gefunden. Ich kenne mich mit Office noch nicht so gut aus.

  5. #4
    semaphor34
    Tausende Kundendaten und trotzdem keine automatisierte Rechnungsvorlage? Solche Arbeit verlangt viel Zeit=Geld.
    Meine Empfehlung entweder eine angepasste zukunftsorientierte IT-Lösung entwickeln zu lassen(kostet viel Geld) oder oder eine Bekannte Softwareanbieter wie Lexware mit ihrem Faktura. Letzteres kostet nicht mehr als 70€. Dort muss man halt die Formulare selbst bearbeiten. Aber nur einmal. Alles andere wie Angebot, Auftragsammlung und Rechnungen ist mit diesem Programm ziemlich leicht zu erstellen. Und alle Daten sind in einer Datenbank. Dazu gibt es mehrere Optionen für Journal und Bilanz. Lexware Faktura hilft einem kleinen Unternehmen auf jeden Fall.

  6. #5
    Fischbrezel
    Zitat Zitat von semaphor34 Beitrag anzeigen
    Tausende Kundendaten und trotzdem keine automatisierte Rechnungsvorlage? Solche Arbeit verlangt viel Zeit=Geld.
    Meine Empfehlung entweder eine angepasste zukunftsorientierte IT-Lösung entwickeln zu lassen(kostet viel Geld) oder oder eine Bekannte Softwareanbieter wie Lexware mit ihrem Faktura. Letzteres kostet nicht mehr als 70€. Dort muss man halt die Formulare selbst bearbeiten. Aber nur einmal. Alles andere wie Angebot, Auftragsammlung und Rechnungen ist mit diesem Programm ziemlich leicht zu erstellen. Und alle Daten sind in einer Datenbank. Dazu gibt es mehrere Optionen für Journal und Bilanz. Lexware Faktura hilft einem kleinen Unternehmen auf jeden Fall.
    Danke für den Tipp. Das muss ich mir mal anschauen.
    Wir haben bei uns im Betrieb ein kleines Netzwerk (Zwei Rechner und zwei Drucker (Kopierer+Drucker)). Wenn wir noch ein Surface mit ins Netzwerk aufnehmen, könnte ich mit dem Tablet auf Lexware zugreifen?

  7. #6
    Sosu
    Bei Lexware Faktura brauchst du bei einer Mehrplatzlösung einen extra Server. Also wird es doch wieder teurer.
    Sollte das alles nur auf einem Platz laufen, hast du natürlich recht.

  8. #7
    Fischbrezel
    Was wäre wenn ich als Server ein Raspberry nutzen würde. z.b. mit einer externen HDD dran?

  9. #8
    semaphor34
    Zitat Zitat von Sosu Beitrag anzeigen
    Bei Lexware Faktura brauchst du bei einer Mehrplatzlösung einen extra Server. Also wird es doch wieder teurer.
    Sollte das alles nur auf einem Platz laufen, hast du natürlich recht.

    Aber immer noch überschaubare Kosten!



    Im vergleich zu extra Makroprogrammierung und eventuell ein Einsatz von Access Datenbank! Da kann schon solcher Entwicklungsauftrag min. 1000€ kosten. Je nachdem!



    Und, weil Excell oder Word auch nicht wirklich für gemeinsame Dokumentenbearbeitung gedacht ist, kommt da nur der Einsatz einer Datenbank mit einer Anwendung in Frage. So sehe ich das.

    Edit: Wollte natürlich Visual Basic statt Makro schreiben.

  10. #9
    semaphor34
    Zitat Zitat von Fischbrezel Beitrag anzeigen
    Was wäre wenn ich als Server ein Raspberry nutzen würde. z.b. mit einer externen HDD dran?
    Das System muss natürlich Windows sein und muss im Netzwerk sein. Lexware unterstützt glaub ich nur Windows! Das geht also.

  11. #10
    JackTequila88
    Hey welche Offices Version verwendet ihr denn.
    Man hat aber auch die Möglichkeit bei einen Serienbrief eine Excel Datei als Datenbank zu verwenden. Unter Umständen müsste man die Excel Datei umschrieben damit die Serienbrief Funktion richtig greift.

    Zu der Sache mit Server also, bei euren kleinen IT-Bestand reicht es vollkommen einen billigen Home PC als Server zu betreiben, da wäre die einzige etwas teure Anschaffung die Windows 2010 oder 2013 Server Lizenz.

    Bei nähren fragen kannst gerne auch mir ne Mail schreiben.

  12. #11
    semaphor34
    Man kann die Excelldatei nicht als Datenbank benutzen! Und ein Einsatz von Windows Server ist auch nicht nötig. Alle Teilnehmer im Netz können alle Windows Client sein. Sie brauchen ja keinen Domain Controller! Was sie brauchen, ist, ein kleines Verwaltungssystem für ihre Wirtschaft. Und das soll gemeinsam im Netz zugänglich sein. Eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung mit Excelldatei ist zwar mit bestimmten Anwendungen(mit sql-Treiber oder nicht) möglich. Aber diese Funktion ersetzt noch längst keine Datenbank. Und ein Serienbrief verfehlt das Ziel, was fishbrezel erreichen will.



    Sein Ziel ist:

    Ein Formular für eine geregelte Rechnung, die für jeden Kunden aufgezählt und gespeichert und eventuell referenziert werden. Dabei soll bei der Erstellung einer Rechnung die Kunden- sowie Firmdaten und Rechnungsnummer automatisch im Rechnungsformular eingetragen sein. Eventuell sollte das Formular über ein Textfeld für beliebige Angaben für Leistungsbeschreibungen oder Artikeln verfügen. Und das Formular "muss" natürlich die Rechnung der Preise mit und ohne Mwst. oder Rabatt korrekt kalkulieren.



    Das ganze geht natürlich per Excel mit VB- und Formular-Programmierung. Mit dem Serienbrief ist nur eine Textübernahme möglich. Es sei denn man fügt noch solche excelllelemente in das Word-datei. Dann landet man wieder bei VB- und Formularprogrammierung!

  13. #12
    Fischbrezel
    Semaphor wir haben hier einen Hauptrechner, auf den wir mit dem anderen rechner zugreifen können (Freigegebene Ordner und Dokumente). Wäre nicht das schon der Server?

  14. #13
    semaphor34
    Zitat Zitat von Fischbrezel Beitrag anzeigen
    Semaphor wir haben hier einen Hauptrechner, auf den wir mit dem anderen rechner zugreifen können (Freigegebene Ordner und Dokumente). Wäre nicht das schon der Server?
    Richtig! So kann man das auch sehen. Zumindest auf dateidienste ist es so. Aber da ist noch keine gemeinsame Dokumentenbearbeitung möglich. Die Dokumente dürfen zwar gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, aber das Problem ist, die letzte Speicherung der Änderung gilt immer.
    Z. B. PersonX und PersonY bearbeitet ein Dokument A gleichzeitig. PersonX fügt zu A inhalt B+C hinzu. Und speichert. Dokument sieht für PerspnX so "ABC" aus. PersonY hat aber zu Dokument A nur D hinzugefügt und speichert als letzter die Änderung.
    Dann gilt tatsächlich die letzte Speicherung und das Dokument sieht so "AD" aus. PersonX wird sich dann wundern, wenn diese wieder mal das Dokument öffnet und seine eingefügte Inhalte sind nicht mehr vorhanden.

    Sowas passiert eigentlich selten. Aber, wenn es passiert, dann ist es ziemlich sowas von Wichtigkeit.

  15. #14
    Fischbrezel
    Zitat Zitat von semaphor34 Beitrag anzeigen
    Richtig! So kann man das auch sehen. Zumindest auf dateidienste ist es so. Aber da ist noch keine gemeinsame Dokumentenbearbeitung möglich. Die Dokumente dürfen zwar gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, aber das Problem ist, die letzte Speicherung der Änderung gilt immer.
    Z. B. PersonX und PersonY bearbeitet ein Dokument A gleichzeitig. PersonX fügt zu A inhalt B+C hinzu. Und speichert. Dokument sieht für PerspnX so "ABC" aus. PersonY hat aber zu Dokument A nur D hinzugefügt und speichert als letzter die Änderung.
    Dann gilt tatsächlich die letzte Speicherung und das Dokument sieht so "AD" aus. PersonX wird sich dann wundern, wenn diese wieder mal das Dokument öffnet und seine eingefügte Inhalte sind nicht mehr vorhanden.

    Sowas passiert eigentlich selten. Aber, wenn es passiert, dann ist es ziemlich sowas von Wichtigkeit.
    Was das Speichern angeht, so ist es kein Problem bei uns, da wir nicht ständig gleichzeitig mit einer Datei arbeiten.

  16. #15
    Apokh
    MySQL und Access als Frontend ist sowas an einem Tag komplett fix und fertig gebastelt

    ..ist vielleicht auch bissl unglücklich sowas in nem Konsoloen-Gaming Forum zu klären

  17. #16
    semaphor34
    Zitat Zitat von Fischbrezel Beitrag anzeigen
    Was das Speichern angeht, so ist es kein Problem bei uns, da wir nicht ständig gleichzeitig mit einer Datei arbeiten.
    Dann findet man auf jeden Fall was im inet. So eine fertig gebastelte Excelldatei. Sowie Sosu das auch sagt. Wenn ich ich sowas im Netz finde, schicke ich dir einen Link.

    Aber wenn du schon an solche Optimierung denkst, dann solltest Du schon bei einer OptimierungsAufwand viele Arbeitsschritte optimieren. Und nicht nur das, was dir gerade im Kopf herumschwebt. Falls du die Sache selbst machst. 😉

  18. #17
    Fischbrezel
    Zitat Zitat von semaphor34 Beitrag anzeigen
    Dann findet man auf jeden Fall was im inet. So eine fertig gebastelte Excelldatei. Sowie Sosu das auch sagt. Wenn ich ich sowas im Netz finde, schicke ich dir einen Link.

    Aber wenn du schon an solche Optimierung denkst, dann solltest Du schon bei einer OptimierungsAufwand viele Arbeitsschritte optimieren. Und nicht nur das, was dir gerade im Kopf herumschwebt. Falls du die Sache selbst machst. ��
    Da gibt es so viel zum optimieren aber 1. mein Chef ist geizig und der laden ist ihm eigentlich egal. Er braucht nur hinten den Lagerraum.

    2. Wir sind nur zu zweit im Laden und sprechen uns immer ab. Es sind immer nur Kleinigkeiten die uns Zeit und nerven kosten. Das sind z.b. diese verdammten Rechnungen. ^^

  19. #18
    Anthony1343
    Diesen ganzen Office Mist hab ich noch nie verstanden.. außer Word

  20. #19
    Fischbrezel
    Zitat Zitat von Anthony1343 Beitrag anzeigen
    Diesen ganzen Office Mist hab ich noch nie verstanden.. außer Word
    Du malst lieber mit Paint?

  21. #20
    semaphor34
    Hier Kompletteanleitung per Video zum Basteln, was Du "wirklich wirklich" brauchst!

    Rechnungsprogramm mit integrierten Kundendatenbank:
    https://www.youtube.com/watch?v=mcvW3v9hy94

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